10 चीजें हर नए प्रोग्राम मैनेजर को पता होनी चाहिए
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कार्यक्रम प्रबंधन एक पुरस्कृत और अच्छी तनख्वाह वाला करियर विकल्प है, लेकिन यह एक चुनौतीपूर्ण भूमिका भी हो सकती है। यदि आपको अभी-अभी अपना पहला प्रोग्राम मैनेजमेंट जॉब मिला है, या जानना चाहते हैं कि क्या आपको प्रोग्राम मैनेजमेंट करियर में छलांग लगानी चाहिए, तो यह समझना महत्वपूर्ण है कि करियर में क्या शामिल है। इन 10 बातों पर ध्यान दें हर नया कार्यक्रम प्रबंधक कार्यक्रम प्रबंधन भूमिका शुरू करने से पहले इसके बारे में पता होना चाहिए।
कार्यक्रम प्रबंधन परियोजना प्रबंधन से अलग है
चाहे एक नया कार्यालय खोलना, एक नया ऐप लॉन्च करना, या एक ओलंपिक स्टेडियम बनाना, परियोजनाओं के उद्देश्यों और समयरेखा का एक स्पष्ट सेट है। हालाँकि, एक प्रोग्राम मैनेजर एक समय में कई प्रोजेक्ट्स की देखरेख कर सकता है, और प्रत्येक की अपनी प्रोजेक्ट टीम और प्रोजेक्ट मैनेजर हो सकता है। कार्यक्रम समय के साथ संगठन को कुछ मूल्य प्रदान करते हैं और आगे बढ़ने के साथ विकसित होते हैं।
कार्यक्रम प्रबंधनव्यापक दायरा और समय सीमा
एक साथ कई प्रोजेक्ट
समय के साथ विकसित
व्यापार परिवर्तन के लिए नेतृत्व
परिभाषित प्रारंभ, मध्य और अंत
योजना कार्य और संसाधन
नियंत्रण प्रक्रिया
एक स्पष्ट उद्देश्य पर वितरित करें
अनिश्चितता की अपेक्षा करें
कार्यक्रम स्वाभाविक रूप से अनिश्चित हैं। जबकि आप जान सकते हैं कि बड़ी तस्वीर क्या है, जब आप शुरुआत करते हैं तो यह सिर्फ एक दृष्टि कथन होता है। वहां कैसे पहुंचा जाए, और विस्तारित अवधि में किन परियोजनाओं की आवश्यकता होगी, इसका सटीक मार्ग कुछ ऐसा है जो आपको जाते ही काम करना होगा।
आप जो जानते हैं उसके लिए विस्तृत योजना के साथ शुरू करेंगे और जैसे-जैसे आप करीब आते जाएंगे, बाकी को कैसे संबोधित किया जाए, इसकी एक तस्वीर तैयार करेंगे। जब तक आप और आगे नहीं जा सकते, तब तक अपनी योजना और वितरण क्षितिज का उत्तरोत्तर विस्तार करें।
अगले चरणों की योजना बनाने के लिए नियमित अंतराल पर समय को ब्लॉक करें। आप इस अवसर का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए भी कर सकते हैं कि आप अभी भी व्यावसायिक मूल्य प्रदान करने की राह पर हैं।
बर्नआउट से सावधान रहें
जबकि एक परियोजना एक या दो साल में समाप्त हो सकती है, कार्यक्रम अनिश्चित काल तक चल सकते हैं।
कार्यक्रम प्रबंधकों को अपनी टीमों को बर्नआउट से बचाने की आवश्यकता है। आप अंतहीन गति से काम नहीं कर सकते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके स्टाफ सदस्यों को पर्याप्त डाउनटाइम मिले।
इसमें कम डिलिवरेबल्स के साथ काम पर शांत समय और छुट्टियों के लिए कार्यालय से पर्याप्त समय शामिल होना चाहिए।
बीमार छुट्टी को बारीकी से प्रबंधित करें, अपनी ओवरटाइम रिपोर्ट देखें, और इस तथ्य के प्रति सतर्क रहें कि आपकी टीम का कल्याण सर्वोपरि है यदि आप कार्यक्रम के जीवन के लिए अपने प्रतिभाशाली लोगों को रखना चाहते हैं।
गति का प्रबंधन करें
एक कार्यक्रम वितरित करते समय जिसकी समाप्ति तिथि दूर है, आपको कार्य की गति का प्रबंधन करने की आवश्यकता है। कई वर्षों में गति बनाए रखना मुश्किल है, इसलिए एक प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपकी भूमिका प्राथमिकताओं और परियोजनाओं को जोड़ना है ताकि नियमित रूप से मापने योग्य आउटपुट वितरित किए जा सकें।
त्वरित जीत और बड़े चित्र लक्ष्यों की ओर स्थिर प्रगति को मिलाएं।
त्वरित जीत और बड़े चित्र लक्ष्यों की ओर स्थिर प्रगति को मिलाएं।
इससे टीम को यह देखने में मदद मिलती है कि आप आगे बढ़ रहे हैं और यह सुनिश्चित करता है कि साझा करने के लिए कुछ छोटी अवधि की सफलता की कहानियां हैं मोटिवेशन हाई रखें . अंत में, यह निवेशकों और कार्यकारी प्रबंधकों को यह देखने में मदद करता है कि प्रगति हो रही है।
सफलता के लिए अपनी टीम को प्रशिक्षित करें
कार्यक्रम अक्सर किसी संगठन के लिए कुछ नया, अनूठा या परिवर्तनकारी प्रदान करते हैं। उन प्रकार की पहलों पर काम करने की एक चुनौती यह है कि आपके पास आवश्यक सभी कार्यों और परियोजनाओं को पूरा करने में सक्षम होने के लिए शायद इन-हाउस कौशल नहीं है। यह ठीक है और अपेक्षित है।
एक नए प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपका काम यह सुनिश्चित करना है कि आप अपने पास मौजूद लोगों का कौशल बढ़ा सकते हैं, उन्हें फिर से प्रशिक्षित कर सकते हैं और उनका विकास कर सकते हैं ताकि एक साथ आप सभी संसाधन आवश्यकताओं को पूरा कर सकें।
कुछ ऐसे क्षेत्र हो सकते हैं जहां आपको सीमित अवधि के लिए केवल एक निश्चित संसाधन की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आप अपने किसी कर्मचारी को फोर्कलिफ्ट चलाने के लिए प्रशिक्षित नहीं करने जा रहे हैं यदि यह एक ऐसा कौशल है जिसकी आपको केवल एक सप्ताह के लिए आवश्यकता है। हालाँकि, यदि आप अपनी कंपनी की ऑनलाइन उपस्थिति को प्रबंधित करने के तरीके को बदल रहे हैं, तो सोशल मीडिया या सर्च इंजन ऑप्टिमाइजेशन के बारे में कुछ विशेषज्ञता के साथ-साथ वेबसाइट विकास कौशल का होना मूल्यवान होगा। ये ऐसे कौशल हैं जिन पर व्यवसाय लंबी अवधि में भरोसा करेगा।
इस बारे में निर्णय लें कि आपको इनमें से किसे टीम में शामिल करने की आवश्यकता है और किसे आउटसोर्स किया जाना चाहिए, फिर सुनिश्चित करें कि आपका कार्यक्रम प्रशिक्षण और भर्ती कार्यों को प्रदान कर सकता है जो प्रत्येक परियोजना के परिणाम के रूप में आउटपुट को प्रबंधित करने के लिए तैयार रहने के लिए आवश्यक हैं।
शासन अधिक जटिल है
यदि आप एक परियोजना प्रबंधन पृष्ठभूमि से आते हैं, तो शासन आपके लिए कोई आश्चर्य की बात नहीं होगी। यह वह तरीका है जिसमें परियोजना और कार्यक्रम संरचनाओं को व्यवस्थित और नियंत्रित किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि निर्णय सही तरीके से किया जाता है और सही लोग शामिल होते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि काम इस तरह से आगे बढ़ रहा है जो समग्र व्यावसायिक मामले के साथ फिट बैठता है, और यह लोगों को जवाबदेह रखने में मदद करता है।
शासन वह तरीका है जिससे परियोजना प्रबंधन कार्यालय और वरिष्ठ अधिकारी यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कार्यक्रम लाभ देने के लिए सही रास्ते पर है।
शासन परियोजनाओं या एक संपूर्ण कार्यक्रम को बंद करने के लिए एक औपचारिक मार्ग प्रदान करता है यदि यह दिखाया जा सकता है कि वे लाभ अब प्राप्त नहीं होंगे।
परियोजना के माहौल की तुलना में कार्यक्रम के माहौल में शासन अधिक जटिल है। परियोजना बोर्ड और संचालन समूहों में सामान्य रूप से कार्यकारी स्तर की सदस्यता होती है। यह उम्मीद की जानी चाहिए क्योंकि एक कार्यक्रम का अंतिम परिणाम आम तौर पर व्यावसायिक परिवर्तन होता है।
योजना बनाना अधिक कठिन है
परियोजना प्रबंधक, जो एक कार्यक्रम में शामिल होते हैं, आम तौर पर अपनी परियोजना योजनाओं को एक साथ रखेंगे। फिर एक प्रोग्राम मैनेजमेंट टीम - प्रोग्राम मैनेजर के रूप में आपके निर्देशन में - मिलती है और योजनाओं को एकीकृत किया जाता है।
ऐसा करना मुश्किल लेकिन कहना आसान है। इसे परियोजनाओं और परियोजना कार्यों के बीच निर्भरता की पहचान करने की आवश्यकता है। यह आपको पूरे कार्यक्रम के लिए संसाधन आवश्यकताओं को देखने और प्रमुख लोगों की उपलब्धता के अनुरूप गतिविधियों को हथियाने के लिए मजबूर करता है।
एक बार आपकी एकीकृत कार्यक्रम योजना स्थापित हो जाने के बाद, आप इसे एक में ट्रैक कर सकते हैं गैंट चार्ट या अन्य सॉफ्टवेयर उपकरण। जैसा कि आपके प्रोजेक्ट मैनेजर वास्तविक समय में अपनी परियोजनाओं को ट्रैक करते हैं, आपको कार्यक्रम योजना में समायोजन करना होगा, सभी को परिवर्तनों के बारे में सूचित करना होगा और यह बताना होगा कि उनके कार्य क्षेत्रों के लिए इसका क्या अर्थ है।
हर लाइन की योजना न बनाएं
एक कार्यक्रम प्रबंधक के रूप में, आप विस्तृत योजना बनाने के लिए अपने परियोजना प्रबंधकों पर भरोसा करते हैं। हजारों कार्यों के साथ किसी प्रोग्राम को ट्रैक करना आपके लिए व्यावहारिक या वांछनीय नहीं है।
आपको यह दिखाने के लिए पर्याप्त विवरण के साथ परियोजनाओं के एक रोल-अप, उच्च-स्तरीय दृश्य की आवश्यकता है कि क्या किसी चीज़ का कार्यक्रम-स्तर पर प्रभाव पड़ने वाला है।
ऐसा करने का सबसे आसान तरीका समर्पित सॉफ़्टवेयर ऐप्स के साथ है। एक बुनियादी स्प्रैडशीट पर अपने बहु-मिलियन डॉलर के कार्यक्रम को प्रबंधित करने का प्रयास करना बहुत चुनौतीपूर्ण होगा।
प्रतिनिधि, प्रतिनिधि, प्रतिनिधि
आप प्रतिनिधिमंडल में कितने ही अच्छे क्यों न हों, कार्यक्रम प्रबंधन की भूमिका में होने का मतलब है कि आपको इसमें और बेहतर करने की जरूरत है।
अच्छी खबर यह है कि आपके पास परियोजना प्रबंधकों की एक टीम होनी चाहिए, और आपके परिवर्तनकारी परिवर्तन का समर्थन करने के लिए आपके पास एक समर्पित कार्यक्रम प्रबंधन कार्यालय भी हो सकता है।
एक कार्यक्रम पर बहुत काम करना होता है, और यह सुनिश्चित करने के लिए इसे स्थापित करना कि सभी चलने वाले हिस्से सही समय पर एक साथ चलते हैं, एक बहुत बड़ा प्रयास है। आप इसे अकेले नहीं कर सकते हैं और आपको कोशिश नहीं करनी चाहिए। यह निर्धारित करें कि कार्यक्रम की शुरुआत करने के लिए आपको कितना समय चाहिए और फिर सुनिश्चित करें कि आपके पास बैकअप लेने के लिए एक टीम है।
यदि आपके कार्यक्रम प्रबंधन कार्यालय में कोई नहीं है, तो किसी को दूसरी जिम्मेदारी के रूप में कार्यक्रम प्रबंधन टीम को सौंपने के लिए कहें। उनके लिए करने के लिए बहुत कुछ है। उदाहरण के लिए, a . में कोई व्यक्ति परियोजना समन्वय भूमिका कार्यक्रम स्तर पर आवश्यक समन्वय प्रदान करने के लिए पूरी तरह से तैयार किया जाएगा, जो आपको रणनीतिक कार्यों में शामिल होने के लिए मुक्त करेगा।
संघर्ष से न डरें
कार्यक्रमों में बहुत सारे तार होते हैं। के साथ परियोजनाओं से मुश्किल हितधारक असंभव प्रतीत होने वाली समय सीमा तक, हर दिन आपको संघर्ष के अवसर देने वाला है। के लिए बाहर देखो चीजें जो परियोजना के प्रदर्शन को बाधित करती हैं और जरूरत पड़ने पर कदम उठाने के लिए तैयार रहें संघर्ष की स्थिति को शुरू होने से पहले ही समाप्त कर दें .