हाई-परफॉर्मेंस प्रोजेक्ट टीम कैसे बनाएं
••• क्रिस रयान / गेट्टी छवियां
- सदस्य पृष्ठभूमि पर विचार करें
- स्कार्फ मॉडल का लाभ उठाएं
- प्रभावी ढंग से संचार और व्यवस्थित करें
- एक कोच का प्रयोग करें और अपनी टीम के लिए लड़ें
- जानिए पांच सामान्य मुद्दे
- अपनी टीमों के साथ जुड़ें
प्रोजेक्ट टीम स्वचालित रूप से उत्पादक, उच्च-प्रदर्शन समूहों के रूप में नहीं उभरती है। बल्कि, वे विश्वास और सहयोग का वातावरण तैयार करने के लिए नेताओं और टीम के सदस्यों के जानबूझकर किए गए कार्यों का परिणाम हैं। टीमों को आम तौर पर अपने चरम स्तर पर प्रदर्शन शुरू करने के लिए समय चाहिए।
टीम के विकास का टकमैन का सिद्धांत - गठन, तूफान, आदर्श और प्रदर्शन उतना ही मान्य है जितना कि यह पहली बार प्रकाशित हुआ था। टीम की प्रगति की गतिशीलता अभी भी वही है।
प्रदर्शन चरण की ओर ले जाने वाली उथल-पुथल के माध्यम से एक टीम की प्रगति में तेजी लाने के लिए आप कुछ कदम उठा सकते हैं।
सदस्य पृष्ठभूमि और व्यक्तित्व पर विचार करें
यह विश्वास करना अच्छा होगा कि उच्च प्रदर्शन वाली टीम बनाने के लिए एक सरल चेकलिस्ट का पालन करना है। दुर्भाग्यपूर्ण सच्चाई यह है कि ऐसा कोई नुस्खा नहीं है जिसका आप अनुसरण कर सकें।
महान टीमों का निर्माण मनोवैज्ञानिक ज्ञान और नेतृत्व का मिश्रण है। आपको उन लोगों की ताकत और कमजोरियों को समझने की जरूरत है जो आपके लिए काम करते हैं और उन्हें इस तरह से नियोजित करते हैं कि वे सफल होंगे।
टीमों को आवंटित करने से पहले उम्मीदवारों की पृष्ठभूमि पर विचार किया जाना चाहिए। जब संभव हो, व्यक्तित्व और क्षमताओं का मिलान किया जाना चाहिए जो एक दूसरे के पूरक हों।
स्कार्फ मॉडल का लाभ उठाएं
SCARF (स्थिति, निश्चितता, स्वायत्तता, संबंधितता और निष्पक्षता), 2008 में डॉ डेविड रॉक द्वारा विकसित लोगों के बातचीत के तरीके का एक मॉडल है। यह मॉडल उन सामाजिक अनुभवों का वर्णन करता है जो मानव व्यवहार को प्रभावित करते हैं:
- स्थिति : साथियों के बीच महत्व की भावना
- यक़ीन : लोगों के साथ बातचीत के परिणामों की भविष्यवाणी करने की क्षमता।
- स्वायत्तता : सामाजिक अंतःक्रियाओं पर किसी के नियंत्रण की भावना
- संबद्धता : एक व्यक्ति दूसरों से कैसे संबंध रखता है - कोई समर्थक और मित्र या प्रतिद्वंद्वी हो सकता है।
- फेयरनेस : बातचीत, विचारों का आदान-प्रदान और बातचीत पूरे मंडल में निष्पक्ष होनी चाहिए।
टीम संरचना और प्रबंधन के बारे में सब कुछ टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए इन महत्वपूर्ण व्यक्तिगत मुद्दों को सुदृढ़ करना चाहिए। एक प्रभावी प्रोजेक्ट लीडर को इन व्यवहारों पर सावधानीपूर्वक ध्यान देना चाहिए और प्रत्येक प्रोजेक्ट टीम के सदस्य के लिए सकारात्मक व्यवहार को सुदृढ़ करना चाहिए।
टीम के सदस्यों को अवश्य विश्वास कि टीम लीडर उनमें से प्रत्येक की परवाह करता है और गंभीर रूप से उनकी सुरक्षा और सफलता सुनिश्चित करने पर केंद्रित है। टीम लीडर के रूप में, पूछें और उत्तर दें, सुरक्षा और सफलता की ओर ले जाने के लिए मेरी टीम के सदस्य मुझ पर भरोसा क्यों करेंगे?
उन व्यवहारों को परिभाषित करें जिन्हें आपको अपनी प्रतिबद्धता को सुदृढ़ करने के लिए प्रतिदिन प्रदर्शित करना चाहिए। फिर, उन व्यवहारों को प्रदर्शित करने के लिए प्रतिबद्ध हों।
यदि किसी परियोजना के लिए कोई ग्राहक है, तो यह आवश्यक है कि वे इसे ट्रैक पर रखने और अपने लक्ष्यों के साथ संरेखित करने की प्रक्रिया में शामिल हों।
किसी प्रोजेक्ट के लिए हमेशा ग्राहक नहीं हो सकता है। यदि वहाँ है, तो आप इसे शुरू नहीं कर सकते हैं यदि ग्राहक की ज़रूरतें स्पष्ट नहीं हैं। चाहे आपकी पहल बहुत विशिष्ट दर्शकों या लक्षित समूहों के अधिक सामान्य समूह पर केंद्रित हो, ऐसी तकनीकें हैं जिन्हें आप स्पष्टता बनाने के लिए नियोजित कर सकते हैं।
नए ग्राहकों को आकर्षित करने के उद्देश्य से नई उत्पाद विकास पहल के लिए, प्रत्येक प्रकार के लिए विस्तृत ग्राहक व्यक्तित्व बनाएं। बड़े निर्माण या विकास प्रयासों के लिए, सुनिश्चित करें कि ग्राहक प्रतिनिधि को परिभाषित करने में शामिल है परियोजना गुंजाइश और अनुमोदन।
ऐसी स्थितियों में जहां ग्राहक शारीरिक रूप से उपस्थित नहीं हो सकता है, आप एक प्रॉक्सी बना सकते हैं - एक कटआउट या एक भरवां जानवर - जो हर बैठक में एक सीट लेता है। समूह को पूछना चाहिए और उत्तर देने का प्रयास करना चाहिए ग्राहक इस बारे में क्या कहेंगे हर निर्णय या स्थिति के लिए।
प्रभावी ढंग से संचार और व्यवस्थित करें
टीम बनाने की प्रक्रिया की शुरुआत में, पारस्परिक संचार के लिए अपेक्षाएँ निर्धारित करें और सुनिश्चित करें कि आप जवाबदेही को सुदृढ़ करते हैं। समूह सेटिंग्स के लिए, टीम को ऐसे मुद्दों का पता लगाने के लिए सिखाएं जो एक समय में एक विषय पर समूह की सोच को केंद्रित करते हैं।
उन्हें भावनाओं, जोखिमों, विचारों और सूचना के मुद्दों को पार्स करना सिखाएं और निर्णय लेने से पहले प्रत्येक से अलग से निपटें। निर्णय लेने के लिए, टीमों को हर बड़े विकल्प को कई दृष्टिकोणों से समझने में मदद करें और उन्हें प्रत्येक निर्णय के लिए कई विकल्पों का मूल्यांकन करना सिखाएं।
सदस्य जिम्मेदारियों को परिभाषित करने के लिए एक टीम चार्टर बनाएं। चार्टर को नेतृत्व, सदस्य भूमिकाएं, परियोजना उद्देश्य, डिलिवरेबल्स और किसी भी अन्य प्रासंगिक वस्तुओं को स्थापित करना चाहिए।
ये हुनर सिखाया नहीं जाता परियोजना प्रबंधन कार्यक्रमों में और उनके पेशेवर प्रमाणन के हिस्से के रूप में आवश्यक नहीं हैं, फिर भी वे एक टीम को एक साथ काम करना सीखने में मदद करने के लिए आवश्यक हैं।
एक कोच का प्रयोग करें और अपनी टीम के लिए लड़ें
टीम के प्रदर्शन का समर्थन करने के लिए कोचिंग एक शक्तिशाली उपकरण है, और इसे अक्सर कम उपयोग किया जाता है। आप इस भूमिका के लिए बाहरी या आंतरिक संसाधनों का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि कोच को एक उद्देश्य बाहरी व्यक्ति होना चाहिए जो टीम के प्रदर्शन और प्रभावशीलता पर स्पष्ट, व्यवहार-आधारित प्रतिक्रिया देखने और पेश करने में सक्षम हो।
कोच एक अमूल्य संसाधन है, जो चर्चा और निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में टूटने को देखने और पहचानने में मदद करता है। धारणाओं को चुनौती देने के लिए कोच का लाभ उठाएं और विभिन्न समूह पूर्वाग्रहों या समूह-विचार के उदाहरणों की तलाश में रहें।
महान परियोजना नेता अपनी टीम के सदस्यों की ओर से यह सुनिश्चित करने के लिए कड़ी मेहनत करते हैं कि वे ध्यान केंद्रित कर सकें और अपना सर्वश्रेष्ठ काम कर सकें। एक प्रोजेक्ट लीडर के रूप में, इसका मतलब है कि आपको अपनी टीम के सदस्यों की ओर से बातचीत करने के लिए अन्य प्रोजेक्ट और कार्यात्मक नेताओं के साथ संगठनात्मक राजनीति में शामिल होना पड़ सकता है।
जानिए पांच सामान्य मुद्दे
यदि आप संघर्ष करने वाली परियोजना टीमों को देखने और उनके साथ काम करने में समय बिताते हैं, तो आप ऐसे कई क्षेत्रों को देखेंगे जहां संचार टूट जाता है और प्रदर्शन प्रभावित होता है। ज्यादातर समय, ये पांच आम मुद्दे सामने आते हैं:
- कोई स्पष्ट और स्फूर्तिदायक उद्देश्य नहीं
- कोई ग्राहक भागीदारी नहीं
- कोई परियोजना नेतृत्व नहीं
- खराब परिभाषित भूमिकाएं, कार्यक्षेत्र और नियंत्रण
- बहुत सारे प्रोजेक्ट
टीम के प्रतिभागी परियोजना के महत्व और ग्राहक या संगठन से इसके संबंध से अनजान हो सकते हैं। टीम के सदस्यों को प्रोजेक्ट करने के लिए, यह सिर्फ एक और प्रोजेक्ट है। टीम के सदस्यों को लगातार टीम से टीम में स्थानांतरित किया जा सकता है, बिना किसी ब्रेक के तनावपूर्ण परियोजनाओं पर तंग समय सीमा की ओर काम करना। इससे टीम के सदस्य बर्नआउट हो सकते हैं।
किसी प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी का अभाव भी समस्या पैदा कर सकता है। सदस्य कार्य के उद्देश्य या महत्व को नहीं समझ सकते हैं - जब ग्राहक मौजूद होता है और इसमें शामिल होता है, तो टीम के सदस्य अपनी ऊर्जा को खिलाने और बेहतर प्रदर्शन करने के लिए अधिक उपयुक्त होते हैं।
अस्पष्ट या गैर-मौजूद मूल्य टीम के प्रदर्शन को नुकसान पहुंचाते हैं। जिम्मेदारी और जवाबदेही का अभाव परियोजनाओं में काफी घर्षण जोड़ता है। टीम का प्रदर्शन तब प्रभावित होता है जब लोग अपनी भूमिकाओं को नहीं समझते हैं या सुधार या नया करने की स्वायत्तता रखते हैं।
अक्सर, अधिकारी उतने शामिल नहीं होते जितने वे हो सकते थे। प्रोजेक्ट लीडर्स को बाय-इन स्थापित करने के लिए काम करना चाहिए ताकि अधिकारी सहायता करना चाहें। कार्यकारी अधिकारी अधिक संसाधन, समय प्रदान करने में सक्षम हो सकते हैं, या मदद करने के लिए अपने प्रभाव का दावा कर सकते हैं।
नियंत्रण विशिष्ट होना चाहिए और सभी सदस्यों को सूचित किया जाना चाहिए ताकि वे दूसरों की तुलना में अपनी प्रगति को समझ सकें। या, वे आगे बढ़ने की कोशिश कर सकते हैं ताकि वे अन्य परियोजनाओं पर काम कर सकें जिन्हें उन्हें सौंपा जा सकता है।
में मैट्रिक्स प्रबंधन शैली संगठन, टीम के सदस्यों को अक्सर कई पहलों में वितरित किया जाता है। उन्हें एक से अधिक परियोजनाओं को सौंपा गया है और परियोजना कार्यों को पूरा करने के लिए उनकी रिपोर्ट-प्रबंधक से पर्याप्त छूट नहीं दी गई है। ओवरटैक्स्ड टीम के सदस्य ध्यान केंद्रित करने, घटिया काम करने और जलने की प्रवृत्ति के लिए संघर्ष करते हैं।
अपनी टीमों के साथ जुड़ें
यदि आप प्रोजेक्ट टीम के प्रदर्शन को मौका पर छोड़ देते हैं, तो यह संभावना नहीं है कि उच्च प्रदर्शन सामने आएगा। कार्यस्थलों में परियोजनाओं के महत्व को देखते हुए, अधिकारियों से लेकर टीम के सदस्यों तक सभी को एक परियोजना के वांछित परिणाम को समझना चाहिए।
प्रोजेक्ट मैनेजर, ग्राहक, रिपोर्ट-टू मैनेजर और टीम के सदस्यों के बीच संचार और सहयोग किसी भी परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं।
उल्लिखित उपकरणों और विचारों की उपस्थिति सुनिश्चित करने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर या टीम के सदस्य के रूप में अपनी स्थिति से कड़ी मेहनत करें, और एक उच्च-प्रदर्शन टीम बनाने की आपकी बाधाओं में काफी सुधार होता है।
लेख स्रोत
डेविड रॉक। ' स्कार्फ: दूसरों के साथ सहयोग करने और उन्हें प्रभावित करने के लिए एक मस्तिष्क-आधारित मॉडल ,' , न्यूरो लीडरशिप जर्नल . 11 मार्च, 2021 को एक्सेस किया गया।