प्रबंधन और नेतृत्व

कैसे सुधारात्मक कार्रवाई कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार कर सकती है

दो सुधारात्मक कार्रवाई मॉडल आज़माने पर विचार करें

संरचनात्मक प्रतिक्रिया

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कर्मचारी गलती करते हैं। कभी-कभी ऐसा इसलिए होता है वे इस बारे में स्पष्ट नहीं हैं कि उनके प्रबंधक उनसे क्या चाहते हैं , और कभी-कभी, यह हो सकता है कि वे जानबूझ कर गलत चुनाव करते हैं। जब इस प्रकार की स्थितियां उत्पन्न होती हैं, तो प्रबंधक को अक्सर सुधारात्मक कार्रवाई करनी पड़ती है—अर्थात, वे कर्मचारी के व्यवहार को बदलने के लिए एक कदम उठाते हैं।

सुधारात्मक कार्रवाई निवारक कार्रवाई के साथ है जो प्रभावित करने और बदलने के दो विकल्पों के रूप में है (और उम्मीद है कि सुधार) कर्मचारी प्रदर्शन। किसी कर्मचारी या टीम द्वारा कोई त्रुटि करने से पहले निवारक कार्रवाई की जाती है और बाद में सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है। यहां आपको बाद की कार्रवाई के बारे में जानने की जरूरत है, जिसे आप नीचे दिए गए दो प्रस्तुत मॉडलों में से एक का पालन करके ले सकते हैं।

सुधारात्मक कार्रवाई का 8D मॉडल

सुधारात्मक कार्रवाई करने के कई तरीके हैं, और उनमें से एक को 8D मॉडल कहा जाता है। डी अनुशासन के लिए खड़ा है - दंडात्मक सजा नहीं, बल्कि अध्ययन या प्रभाव का क्षेत्र। यह मॉडल गुणवत्ता आश्वासन क्षेत्रों में लोकप्रिय है और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि पूरी टीम समस्या को समझे और एक उत्तर प्रदान करे। 8D इस प्रकार हैं:

  • D0: योजना —मूल समस्या को हल करने की योजना बनाएं और आवश्यक समय, लोगों और संसाधनों का निर्धारण करें
  • D1: एक टीम का उपयोग करें —विभिन्न कौशल सेट और उत्पाद/प्रक्रिया ज्ञान के साथ एक टीम चुनें।
  • D2: समस्या को परिभाषित करें और उसका वर्णन करें समस्या की मात्रात्मक वस्तुओं को परिभाषित करके दायरा निर्धारित करें जैसे कि कौन, क्या, कहाँ, कब, क्यों, कैसे और कितने।
  • D3: एक अंतरिम रोकथाम योजना विकसित और निष्पादित करें -समस्या को रोकने के लिए अस्थायी समाधान लागू करके ग्राहकों की सुरक्षा करें।
  • D4: मूल कारणों का निर्धारण, पहचान और सत्यापन करें -कारण और प्रभाव आरेखों सहित गुणवत्ता वाले उपकरणों का उपयोग करें और 5 क्यों सभी लागू कारणों की पहचान करने के लिए जो यह बता सकते हैं कि समस्या क्यों हुई।
  • D5: स्थायी सुधार चुनें और सत्यापित करें —एक स्थायी, प्रणालीगत समाधान चुनें जो मूल कारण को संबोधित करता हो।
  • D6: सुधारात्मक कार्रवाइयों को लागू करना और मान्य करना —सर्वोत्तम सुधारात्मक कार्रवाइयां लागू करें, फिर सत्यापित करें और सत्यापित करें कि इन कार्रवाइयों से सुधार हुआ है।
  • D7: निवारक उपाय करें —आगे संभावित मुद्दों को हल करने के लिए विफलताओं को देखें और प्रथाओं, प्रबंधन और संचालन प्रणालियों और प्रक्रियाओं को संशोधित करें।
  • D8: अपनी टीम को बधाई - औपचारिक धन्यवाद और बाहरी प्रदर्शन जैसे घटनाओं या बोनस के माध्यम से अपनी टीम के प्रयासों को पहचानें।

कोई भी समूह इन चरणों को अपना सकता है। एक व्यक्ति पर सब कुछ चिपकाने के बजाय एक टीम के रूप में किसी समस्या को संबोधित करने से कर्मचारी इस प्रकार की प्रक्रिया को कैसे देखते हैं, इसमें बहुत बड़ा अंतर आ सकता है। बेशक, सरल सुधारों के लिए इस प्रकार की औपचारिक प्रक्रिया आवश्यक नहीं है, लेकिन इस औपचारिक मॉडल के माध्यम से जाने से आपको कारणों की पहचान करने और एक स्थायी समाधान बनाने में मदद मिल सकती है।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास एक पिछला दरवाजा है जिसे जेन बंद करने के बाद खुला छोड़ देती है। यह एक साधारण मामला हो सकता है, 'अरे, जेन, कृपया सुनिश्चित करें कि जब आप अंदर आएं तो दरवाजा बंद कर दें,' और समस्या हल हो गई है। लेकिन, यदि आप इसे इस रूप में देखते हैं कि समस्या दरवाजा है और जेन नहीं, तो आप इस मॉडल का उपयोग करके उससे संपर्क कर सकते हैं।

खुले दरवाजे का मूल कारण क्या है? क्या बंद करना मुश्किल है? क्या जेन अक्सर दरवाजे के माध्यम से भारी वस्तुओं को ले जा रहा है और अंदर और बाहर जाने के लिए इसे खोलने की जरूरत है? आपका मूल कारण विश्लेषण आपको हल करने के लिए सही समस्या का निर्धारण करने और दीर्घकालिक समाधान बनाने में मदद करेगा।

फीडबैक मॉडल

प्रतिक्रिया सुधारात्मक कार्रवाई को नोट करने का एक मानक तरीका है। जैसा कि ऊपर दिए गए उदाहरण में है, जेन प्रतिक्रिया देना दरवाजे के बारे में समस्या का समाधान कर सकता है। 'जेन, मैं चाहता हूं कि आप दरवाजा बंद करें क्योंकि हमारे पास बहुत सारे महंगे उत्पाद हैं, और लोग हमें जोखिम में डालकर आसानी से अंदर आ सकते हैं।'

यह मॉडल अक्सर का मार्ग शुरू करता है प्रगतिशील अनुशासन और कर्मचारी प्रदर्शन में सुधार . यह मानता है कि प्रतिक्रिया प्राप्त करने वाला व्यक्ति बेहतर नहीं जानता है, और एक बार जब आप समझाते हैं, तो कर्मचारी अपना व्यवहार बदल देगा।

हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में, शोधकर्ता मार्कस बकिंघम और एशले गुडॉल उस प्रकार की सुधारात्मक कार्रवाई को चुनौती देते हैं और सुझाव देते हैं कि किस पर ध्यान केंद्रित किया जाए एक कर्मचारी क्या अच्छा करता है इसके बजाय वे क्या गलत करते हैं। यह है फीडबैक सैंडविच मॉडल नहीं , जहां आप पहले स्तुति करते हैं, फिर आलोचना करते हैं, और स्तुति के साथ समाप्त करते हैं। यह जानकारी प्रस्तुत करने का एक अलग तरीका है। बकिंघम और गुडॉल के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:

के बजाए कोशिश करो
क्या मैं आपको कुछ प्रतिक्रिया दे सकता हूँ? यहाँ मेरी प्रतिक्रिया है।
बहुत बढ़िया! यहां तीन चीजें हैं जो वास्तव में मेरे लिए काम करती हैं। जब आपने उन्हें किया तो आपके दिमाग में क्या चल रहा था?
यहां आपको क्या करना चाहिए। यहाँ मैं क्या करूँगा।
यहां आपको सुधार करने की जरूरत है। यहाँ मेरे लिए सबसे अच्छा काम किया है, और यहाँ क्यों है।
यह वास्तव में काम नहीं किया। जब तुमने किया एक्स , मुझे लगा यू या मुझे वह नहीं मिला।
आपको अपने संचार कौशल में सुधार करने की आवश्यकता है। यहीं से तुमने मुझे खोना शुरू किया।
आपको अधिक प्रतिक्रियाशील होने की आवश्यकता है। जब मैं आपसे नहीं सुनता, तो मुझे चिंता होती है कि हम एक ही पृष्ठ पर नहीं हैं।
आपके पास रणनीतिक सोच की कमी है। मैं आपकी योजना को समझने के लिए संघर्ष कर रहा हूं।
आपको करना चाहिए एक्स [सलाह के अनुरोध के जवाब में]। आपको क्या लगता है कि आप किससे जूझ रहे हैं, और आपने अतीत में ऐसा क्या किया है जो इसी तरह की स्थिति में काम करता है?

शोधकर्ता 'आप' कथनों के बजाय 'मैं' कथनों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, जैसे 'यहाँ है कि मैं क्या करूँगा' के बजाय 'यह है कि आपको क्या करना चाहिए।' बकिंघम और गुडऑल का मानना ​​है कि क्योंकि आप वास्तव में नहीं जानते कि किसी और के दिमाग में क्या चल रहा है, इसलिए उन्हें अलग तरीके से सोचने के लिए कहने का कोई मतलब नहीं है।

तल - रेखा

एक प्रबंधक कर्मचारियों से यह अपेक्षा नहीं कर सकता कि वे केवल यह बताकर कि वे जो कर रहे हैं वह गलत है, अपने तरीके बदल लें। आपको अपने व्यवसाय में सुधारात्मक कार्रवाई की आवश्यकता है। आपके द्वारा चुने गए तरीके के बावजूद, यह महत्वपूर्ण है कि प्रभारी खराब या हानिकारक व्यवहार को संबोधित करें।

कर्मचारियों को अपनी सीमाओं को जानने की जरूरत है और जहां उन्हें सुधार करने की जरूरत है। उस जानकारी को स्पष्ट रूप से बताना प्रबंधक की ज़िम्मेदारी है। नहीं तो लोग हो सकते हैं निराश और मनोबल, बदले में, पीड़ित हो सकता है .

लेख स्रोत

  1. एएसक्यू। ' आठ अनुशासन क्या हैं (8D) ?' 12 मई, 2020 को एक्सेस किया गया।

  2. गुणवत्ता के लिए अमेरिकन सोसायटी। ' मूलभूत बातों पर वापस जाएं: गुणवत्ता उपकरण, अवधारणा या पद्धति पर एक पुनश्चर्या ।' 12 मई, 2020 को एक्सेस किया गया।

  3. हार्वर्ड व्यापार समीक्षा। ' प्रतिक्रिया भ्रांति ।' 12 मई, 2020 को एक्सेस किया गया।