एक प्रभावी मीटिंग एजेंडा कैसे विकसित करें
तैयारी निर्धारित करती है कि आप अपने वांछित परिणाम प्राप्त करेंगे या नहीं
••• रिडोफ्रांज/आईस्टॉक/गेटी इमेजेज प्लस
- एजेंडा विकसित करना
- निर्णय लेने के लिए
- प्रतिभागियों की पहचान
- नियमित रूप से निर्धारित बैठकें
- आपका मीटिंग एजेंडा
मीटिंग एजेंडा उन मदों की एक सूची है जो प्रतिभागियों को एक बैठक में पूरा करने की उम्मीद है। एजेंडा को बैठक से कम से कम 24 घंटे पहले वितरित किया जाना चाहिए ताकि प्रतिभागियों को बैठक की तैयारी करने का अवसर मिल सके। अधिमानतः, यदि संभव हो तो, बैठक से कई दिन पहले एजेंडा उपलब्ध होना चाहिए। आपके सहकर्मियों के पास मीटिंग की तैयारी के लिए जितना अधिक समय होगा, उतनी ही अधिक संभावना होगी कि वे प्रभावी रूप से भाग लेने के लिए तैयार होकर भाग लेंगे।
मीटिंग एजेंडा विकसित करना
एजेंडा विकसित करने में पहला कदम यह पहचानना है कि बैठक की योजना बनाने में आपकी सहायता के लिए अन्य कर्मचारियों की आवश्यकता है या नहीं। फिर, बैठक आयोजित करके तय करें कि आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं, और करने योग्य स्थापित करें आपकी बैठक के लिए लक्ष्य . आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्य एक प्रभावी बैठक योजना के लिए रूपरेखा स्थापित करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपने अपनी बैठक की समय सीमा के भीतर यथोचित रूप से प्राप्त करने योग्य योजना से अधिक की योजना नहीं बनाई है।
जैसा कि स्टीफन कोवे ने 'अत्यधिक प्रभावी लोगों की 7 आदतें' में कहा, 'अंत को ध्यान में रखकर शुरू करें।'आपका मीटिंग उद्देश्य मीटिंग फ़ोकस, मीटिंग एजेंडा और मीटिंग प्रतिभागियों को निर्धारित करेगा।
फिर, विचार करें कि प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए आपको कितना समय चाहिए। यदि बैठक एक घंटे तक चलती है और आपके पास पांच एजेंडा आइटम हैं, तो इससे आपको उस समय सीमा का एक सामान्य विचार मिलता है जिसके साथ आप काम कर रहे हैं। इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक एजेंडा आइटम ठीक 12 मिनट का होना चाहिए, लेकिन पांच संयुक्त रूप से स्पष्ट रूप से उससे अधिक समय का औसत नहीं हो सकता है।
निर्णय लेने के लिए
अपना समग्र लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, आपको या आपकी टीम को कुछ निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। बैठक के उद्देश्य या लक्ष्य के अलावा, अपने एजेंडे में भी शामिल करें:
- बैठक के लिए एक तिथि, समय और स्थान
- बैठक में आवश्यक प्रतिभागियों
- चर्चा के लिए आइटम
- समूह को प्रत्येक आइटम पर चर्चा करने के लिए आपके द्वारा अनुमानित समय की आवश्यकता होगी
- बैठक के लिए पूर्व-कार्य। इसमें कोई भी पढ़ना शामिल होगा, प्रलेखन , डेटा, किसी पूर्व मीटिंग के मीटिंग मिनट्स, या कोई अन्य तैयारी जो आपकी वास्तविक मीटिंग को सफल बनाएगी। जब आप उन्हें आमंत्रित प्रतिभागियों को वितरित करते हैं तो प्रासंगिक दस्तावेज मीटिंग नोटिस और एजेंडा से जुड़े होने चाहिए।
प्रतिभागियों की पहचान
एक बार जब आप यह तय कर लें कि आपके लक्ष्य को पूरा करने के लिए एक बैठक आवश्यक है, तो आपको प्रतिभागियों की एक सूची विकसित करने की आवश्यकता है। प्रत्येक कर्मचारी प्रत्येक बैठक में भाग नहीं ले सकता है या भाग नहीं लेना चाहिए, लेकिन सही प्रतिभागियों को आमंत्रित करने से आपकी सफलता की संभावना बढ़ जाएगी। अपने आप से कुछ प्रश्न पूछकर अपने प्रतिभागियों का निर्धारण करें:
- समूह द्वारा विकसित समाधान का स्वामी कौन होना चाहिए?
- समूह जिस प्रक्रिया पर चर्चा कर रहा है उसका स्वामी कौन है?
- आपके द्वारा वितरित की जा रही जानकारी को जानने की आवश्यकता किसे है?
- निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने के लिए डेटा और तथ्य कौन प्रदान कर सकता है?
- समूह के साथ साझा करने के लिए किसके पास अनुभव या विशेषज्ञता है?
- किसी समाधान या कार्यों के कार्यान्वयन का समर्थन किसे करना चाहिए?
- बैठक के परिणाम को पूरा करने के लिए किसे अनुमति या संसाधन प्रदान करना चाहिए?
- किसी समाधान या निर्देश के क्रियान्वयन का विरोध कौन कर सकता है?
नियमित रूप से निर्धारित बैठकों के लिए एजेंडा
प्रत्येक बैठक को एक कस्टम विकसित एजेंडा की आवश्यकता नहीं होती है। अधिकांश कर्मचारियों ने नियमित रूप से अपने विभागों या कार्यसमूहों के लिए बैठकें निर्धारित की हैं। आपके पास टीमें और प्रोजेक्ट भी हैं जिनमें आप भाग लेते हैं।
एक चालू परियोजना के लिए हर बैठक के लिए एक नए विकसित एजेंडे की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन आपकी टीम को आपकी बैठक के लिए एक मानक दृष्टिकोण अपनाकर अच्छी तरह से सेवा दी जाएगी। नियमित रूप से निर्धारित कर्मचारी बैठक को तीन खंडों में विभाजित किया जाता है, जिसके लिए प्रत्येक में मानक एजेंडा आइटम होते हैं:
सूचनात्मक आइटम
किसी भी एजेंडा आइटम को लिखें जो हर बैठक के लिए सूचनात्मक हो। उदाहरण के लिए, प्रबंधक वरिष्ठ प्रबंधन बैठक के परिणामों पर समूह को अद्यतन करता है।
कार्रवाई आइटम
एजेंडा पर कोई भी आइटम रखें जिसकी आप अपेक्षा करते हैं कि समूह प्रत्येक नियमित रूप से निर्धारित बैठक में समीक्षा करना चाहेगा। उदाहरण के लिए, समय अवधि के लिए बजट का प्रदर्शन और लागत बचत की पहचान और निरंतर सुधार जो समूह प्राप्त करने की योजना बना रहा है।
आगे की योजना बनाना
एजेंडे में ऐसी कोई भी वस्तु रखें, जिसके लिए समूह योजना बनाना चाहता है या अग्रिम रूप से तैयार करना चाहता है। उदाहरण के लिए, अगले महीने के लिए अल्पकालिक लक्ष्य या आगामी असाइनमेंट पर सहकर्मी की सहायता की आवश्यकता।
यदि आप अपना मीटिंग एजेंडा विकसित करते समय इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आप इस संभावना को बढ़ाते हैं कि आपकी बैठक अधिक उत्पादक होगी।
अपने मीटिंग एजेंडा में क्या शामिल करें?
नियमित रूप से निर्धारित बैठक के लिए एक एजेंडा कुछ बुनियादी मदों को शामिल करके आपके वांछित परिणाम उत्पन्न करने में मदद कर सकता है:
- गर्मजोशी और बधाई। एक संक्षिप्त विचार करें बर्फ तोड़ने वाला इस पर निर्भर करता है कि समूह कितनी बार मिलता है। ऑनलाइन मीटिंग में भी, प्रतिभागी हो सकते हैं एक आइसब्रेकर द्वारा अच्छी तरह से परोसा गया।
- बैठक के उद्देश्य, एजेंडा और अपेक्षित परिणामों और उत्पाद की समीक्षा करें।
- समीक्षा करें, सही करें (यदि आवश्यक हो), और पूर्व बैठक के कार्यवृत्त का अनुमोदन करें।
- उचित विभागीय और कंपनी की जानकारी प्रदान करें जो टीम को चाहिए।
- कार्य मदों, कार्य योजनाओं और प्रतिबद्धताओं पर प्रगति की समीक्षा करें। लक्ष्यों पर समूह की प्रगति की समीक्षा करें।
- इस बैठक की कार्यसूची मदों पर चर्चा करें और निर्णय लें।
- अगले चरणों की पहचान करें।
- अगली बैठक के लिए उद्देश्य, परिणाम और एजेंडा की पहचान करें।
- बैठक के अंत में, नोट लेने वाले को बैठक के दौरान लोगों द्वारा की गई प्रतिबद्धताओं की समीक्षा करनी चाहिए।
- उन लोगों से किसी भी सहायता की पहचान करें जो समूह में नहीं हैं और प्रतिभागियों को संपर्क करने के लिए असाइन करें।
- निर्धारित करें कि बैठक के बाहर के प्रतिभागियों को क्या जानना है और यह तय करना है कि आप संचार को कैसे पूरा करेंगे।
- बैठक के 24 घंटे के भीतर या नोट लेने वाले ने उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से लेने पर तुरंत मिनट वितरित करें।
तल - रेखा
जब आप एक विस्तृत एजेंडा बनाते हैं, तो आप अपनी ऑनलाइन या व्यक्तिगत बैठकों को अधिक प्रभावी बना सकते हैं और आपके द्वारा वांछित परिणाम देने की अधिक संभावना होती है। एजेंडा उन परिणामों के बारे में आपकी अनुशासित सोच का परिणाम है जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं। बैठक का एजेंडा आपकी योजना और लक्ष्यों की बाहरी अभिव्यक्ति है।
लेख स्रोत
फ्रेंकलिन कोवे। ' आदत 2: मन में अंत के साथ शुरू करें ।' 20 जनवरी, 2021 को एक्सेस किया गया।