भविष्य की योजना

मीटिंग मिनट कैसे लें

कार्यस्थल की बैठक या सम्मेलन का लिखित रिकॉर्ड रखना

विषयसूचीविस्तार करनाविषयसूची मीटिंग मिनट्स लेने में बुनियादी कदमों पर प्रकाश डालने वाला चित्रण

बेली मेरिनर द बैलेंस 2019 द्वारा छवि

मीटिंग मिनट्स विस्तृत नोट्स हैं जो किसी मीटिंग या सम्मेलन के आधिकारिक लिखित रिकॉर्ड के रूप में कार्य करते हैं। प्रभारी व्यक्ति सभा के सदस्य आमतौर पर प्रतिभागियों में से एक को इस कार्य को करने के लिए कहते हैं। एक दिन, कि कोई आप हो सकता है। हालांकि यह बहुत मुश्किल काम नहीं है, लेकिन मिनट लेना एक महत्वपूर्ण काम है। चूंकि मीटिंग मिनट्स क्या हुआ, इसका एक आधिकारिक रिकॉर्ड है, सटीकता महत्वपूर्ण है। आपको पूरी तरह से मीटिंग नोट्स लेने होंगे जिन्हें लोगों को बाद में यदि आवश्यक हो तो संदर्भित करने में सक्षम होना चाहिए।

इस कार्य को चतुराई से संभालने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ संकेत दिए गए हैं। पता करें कि मीटिंग के पहले, दौरान और बाद में क्या करना है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप प्रभावी मिनट ले रहे हैं।

मिलने से पहले

  • अपना रिकॉर्डिंग टूल चुनें। क्या आप पुराने स्कूल जाएंगे और पेन और पेपर का उपयोग करेंगे या आप हाई-टेक जाएंगे और लैपटॉप कंप्यूटर, टैबलेट या स्मार्टफोन का उपयोग करेंगे? यह देखने के लिए अपने बॉस से संपर्क करें कि क्या वे पसंद करते हैं कि आप किसी विशेष विधि का उपयोग करते हैं।
  • सुनिश्चित करें कि आपकी पसंद का उपकरण कार्य क्रम में है, और यदि आपका मूल उपकरण विफल हो जाता है तो बैकअप लें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक लैपटॉप लाते हैं, तो एक पेन और पेपर भी साथ रखें। यदि आपका कंप्यूटर क्रैश हो जाता है, तो आप कुछ लिखने के लिए खोज करते समय मीटिंग को रोकना नहीं चाहते हैं।
  • पढ़ना बैठक का एजेंडा बैठक शुरू होने से पहले। यह आपको अपने मिनटों के लिए एक रूपरेखा तैयार करने की अनुमति देगा। प्रत्येक आइटम के नीचे कुछ जगह छोड़ दें और वहां अपने नोट्स लिखें। ऐसा करने से आपका काम थोड़ा आसान हो जाएगा, जब तक मीटिंग चलाने वाला व्यक्ति एजेंडे पर टिका रहेगा।

बैठक के दौरान

  • एक उपस्थिति पत्रक के चारों ओर पास करें और सुनिश्चित करें कि सभी लोग साइन इन करें। आपको आधिकारिक मीटिंग मिनटों में सभी उपस्थित लोगों की एक सूची शामिल करनी होगी।
  • सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि हर कोई कौन है। इस तरह आप यह पहचानने में सक्षम होंगे कि कौन बोल रहा है और उस जानकारी को सही ढंग से रिकॉर्ड कर पाएंगे।
  • बैठक शुरू होने का समय नोट करें।
  • हर एक टिप्पणी को लिखने की कोशिश न करें। केवल मुख्य विचारों को शामिल करना ठीक है। इस बात का विशेष ध्यान रखें कि जिन बातों से आप असहमत हैं, उन्हें न छोड़ें। आपके पक्षपात का आप पर कोई प्रभाव नहीं पड़ना चाहिए। याद रखें कि यह एक आधिकारिक खाता है, न कि जो हुआ उसके बारे में आपकी राय।
  • सभी प्रस्तावों को लिखें, जिन्होंने उन्हें बनाया, और वोटों के परिणाम, यदि कोई हों; आपको यह लिखने की आवश्यकता नहीं है कि किसी प्रस्ताव का समर्थन किसने किया। बेशक, आपके संगठन के नियम भिन्न हो सकते हैं, इसलिए पहले अपने बॉस से उन्हें सत्यापित करें।
  • यदि किसी प्रस्ताव या चर्चा पर मत अगली बैठक तक के लिए स्थगित कर दिए जाते हैं, तो उसे नोट कर लें।
  • बैठक के समाप्त होने का समय रिकॉर्ड करें।

बैठक के बाद

  • मीटिंग के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को टाइप करें जबकि आपके दिमाग में सब कुछ अभी भी ताजा है। यदि आपको अपने मीटिंग नोट्स में कोई त्रुटि मिलती है या आपका कोई प्रश्न है, तो आप अन्य उपस्थित लोगों से बात करके इसे जल्दी से दूर कर सकते हैं।
  • कार्यवृत्त की अंतिम प्रति पर, संगठन का नाम, समिति का शीर्षक, बैठक का प्रकार (दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक या विशेष) और उसका उद्देश्य शामिल करें।
  • वह समय दें जब यह शुरू हुआ और समाप्त हुआ।
  • उपस्थित लोगों की सूची और बैठक को चलाने वाले के बारे में एक नोट प्रदान करें। प्रतिभागियों की सूची में अपना नाम शामिल करें और अपने नाम के बाद कोष्ठकों में कहें कि आपने मिनट लिया। वैकल्पिक रूप से, दस्तावेज़ के अंत में, आप अपने नाम के बाद 'क्रमशः सबमिट किया गया' लिखकर हस्ताक्षर कर सकते हैं।
  • उन्हें सबमिट करने से पहले मिनटों को प्रूफरीड करें। किसी और से पूछें जिसने उन्हें भी देखने के लिए भाग लिया। अगर आपने गलती से कुछ छोड़ दिया है तो वे आपको बता पाएंगे।
  • उन्हें बैठक चलाने वाले व्यक्ति को जमा करें जब तक कि अन्यथा करने का निर्देश न दिया जाए।