मानव संसाधन

मानव संसाधन में दस्तावेज़ीकरण का महत्व

दस्तावेज़ीकरण कानूनी और नैतिक रूप से आपकी अच्छी सेवा करेगा

आपको कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में यथासंभव घटना के करीब दस्तावेज़ बनाने की ज़रूरत है ताकि दस्तावेज़ीकरण सटीक हो।

••• ऐनीबेक / गेट्टी छवियां

विषयसूचीविस्तार करनाविषयसूची

दस्तावेज़ीकरण एक कर्मचारी का लिखित और बनाए रखा रिकॉर्ड है रोज़गार आयोजन। ये रिकॉर्ड सरकार और कानूनी रूप से अनिवार्य तत्वों, कंपनी की नीति और अभ्यास के लिए आवश्यक दस्तावेजों, सर्वोत्तम मानव संसाधन प्रथाओं द्वारा सुझाए गए दस्तावेजों और रोजगार की घटनाओं के बारे में औपचारिक और अनौपचारिक रिकॉर्ड से बने होते हैं।

एक रोजगार रिकॉर्ड के बारे में दस्तावेज़ीकरण

एक कर्मचारी के दस्तावेज़ीकरण का रिकॉर्ड उसके कार्यों, चर्चाओं का एक लिखित खाता है, प्रदर्शन कोचिंग घटनाएं, देखी गई नीति उल्लंघन, अनुशासनात्मक कार्रवाई, सकारात्मक योगदान, इनाम और मान्यता, जांच, आवश्यकताओं और लक्ष्यों को पूरा करने में विफलता, निष्पादन मूल्यांकन , और अधिक।

अपने संगठन के साथ एक कर्मचारी के संबंधों के अपने इतिहास के रूप में रोजगार दस्तावेज के बारे में सोचें - अच्छे और बुरे के लिए।

इन अभिलेखों को बनाए रखने से नियोक्ता और कर्मचारी किसी विशिष्ट घटना के आसपास हुई घटनाओं और चर्चाओं के लिखित इतिहास को संरक्षित कर सकते हैं। रोजगार संबंध का दस्तावेज़ीकरण एक लिखित रिकॉर्ड प्रदान करता है जो कर्मचारी के रूप में ऐसे कार्यों का समर्थन करने के लिए आवश्यक हो सकता है पदोन्नति , कर्मचारी वेतन वृद्धि , तथा अनुशासनात्मक कार्यवाही -समेत रोजगार समाप्ति .

कर्मचारियों के बारे में दस्तावेज़ीकरण, जब आवश्यक हो, आम तौर पर सकारात्मक और नकारात्मक दोनों होते हैं। यह तथ्यात्मक है, निर्णयात्मक नहीं है। यह घटनाओं का वर्णन उसी रूप में करता है जैसे वे घटित होती हैं, न कि घटना के बारे में देखने वाले की राय और विचारों के आधार पर। दस्तावेज़ीकरण उन कार्रवाइयों का भी वर्णन करता है जो उल्लेखनीय उदाहरणों में की गई थीं जैसे औपचारिक कर्मचारी मान्यता प्रदान करना या अनुशासनात्मक कार्रवाई करना।

याद रखें, आपको जितना संभव हो सके घटना होने पर दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता है ताकि रिकॉर्ड समय पर, विस्तृत और सटीक हों।

कानूनी कार्यवाही में, किसी कर्मचारी के पिछले प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण अक्सर उस परिणाम के लिए महत्वपूर्ण होता है जिसे नियोक्ता घटना से अनुभव करता है। पूरी तरह से नकारात्मक घटनाओं पर ध्यान केंद्रित किए बिना कर्मचारी के प्रदर्शन की एक निष्पक्ष तस्वीर सामने रखना लक्ष्य है।

दस्तावेज़ीकरण के प्रकार

नीतियां, प्रक्रियाएं, कर्मचारी पुस्तिका , तथा प्रदर्शन विकास योजनाएं दस्तावेज़ीकरण के भी रूप हैं जो रिकॉर्ड करते हैं अपेक्षित कर्मचारी व्यवहार और कार्यस्थल की आवश्यकताएं एक व्यवस्थित, निष्पक्ष कार्यस्थल को बनाए रखने के लिए जिसमें कर्मचारियों को पता है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।

रिकॉर्ड भी अभियुक्त, आरोप लगाने वाले और शत्रुतापूर्ण कार्यस्थल की घटनाओं के गवाहों के लिखित बयान हैं जिनमें कर्मचारी कदाचार शामिल है जैसे कि यौन उत्पीड़न या कोई अन्य गंभीर अपराध।

इस दस्तावेज़ में स्थायी रिकॉर्ड भी शामिल हैं जैसे हस्ताक्षरित रोजगार आवेदन, लिखित रोजगार के संदर्भ , आवेदन सामग्री जैसे रिज्यूमे और कवर लेटर, और पृष्ठभूमि की जांच। से अलग रखा कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल , अन्य कागजी कार्रवाई जैसे आई-9 फॉर्म (जो अमेरिका में काम करने के लिए कर्मचारी की योग्यता की पुष्टि करता है) भी बनाए रखा जाता है, जैसा कि मेडिकल रिकॉर्ड हैं, FMLA रिकॉर्ड , इत्यादि।

दस्तावेज़ीकरण अनौपचारिक भी हो सकता है, जैसा कि एक प्रबंधक के रिकॉर्ड में एक वर्ष के दौरान किसी कर्मचारी के साथ उसकी चर्चाओं के रिकॉर्ड में होता है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रबंधकों अपने सभी रिपोर्टिंग स्टाफ सदस्यों पर इस दस्तावेज़ को बनाए रखें। दस्तावेज़ीकरण के लिए प्रदर्शन के कारण किसी भी कर्मचारी को बाहर नहीं किया जाना चाहिए। एक कर्मचारी के साथ दूसरों की तुलना में अलग व्यवहार करने को बाद की तारीख में भेदभाव के रूप में माना जा सकता है।

दस्तावेज़ीकरण औपचारिक हो सकता है और कर्मचारी के पास रखा जा सकता है कार्मिक फ़ाइल . कर्मचारियों से अपेक्षा की जाती है कि वे यह स्वीकार करने के लिए इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें कि उन्हें एक प्रति प्राप्त हो गई है, और उन्होंने पूरी सामग्री की समीक्षा की है। कर्मचारी के हस्ताक्षर दस्तावेज़ीकरण में बयानों के साथ समझौते का संकेत नहीं देते हैं।

दस्तावेज़ीकरण का उपयोग

महत्वपूर्ण घटनाओं के दस्तावेजीकरण, चाहे सकारात्मक हो या नकारात्मक, की भी सिफारिश की जाती है ताकि प्रबंधकों के पास समय की अवधि में कर्मचारी के प्रदर्शन का रिकॉर्ड हो।

संगठन अन्य तरीकों से अपने पास रखे दस्तावेज़ों का उपयोग कर सकते हैं। इनमें कुछ नाम रखने के लिए प्रक्रियाएं, कार्य निर्देश और कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर निर्देश शामिल हो सकते हैं, लेकिन मानव संसाधन कार्य के प्रयोजनों के लिए, ये दस्तावेज़ीकरण के सामान्य उपयोग हैं। अगला खंड दस्तावेज़ के तरीके के बारे में निर्देशों की रूपरेखा तैयार करता है उचित रूप से .

प्रदर्शन दस्तावेज़ीकरण नमूने

किसी कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज़ीकरण आपको इसकी अनुमति देगा अनुशासन , समाप्त , या उचित रूप से बढ़ावा देना, इनाम देना, और पहचानना कर्मचारियों। दस्तावेज़ीकरण के बिना, इनमें से किसी भी कार्रवाई के लिए मामला बनाना मुश्किल है, और संभावित रूप से नियोक्ता के लिए जोखिम भरा है।

नियोक्ता को इसके बारे में किसी भी संभावित आरोप से बचना चाहिए कर्मचारियों के साथ भेदभावपूर्ण व्यवहार . सभी वैधताओं को छोड़कर, अच्छे नियोक्ता एक ऐसा कार्य वातावरण बनाना चाहते हैं जो निष्पक्ष, सुसंगत और कर्मचारी लक्ष्यों और करियर योजनाओं का समर्थन करता हो।

यह वातावरण प्रबंधक के कर्मचारी प्रदर्शन के पेशेवर दस्तावेज़ीकरण द्वारा समर्थित है - प्रशंसनीय व्यवहार और सुधार या सुधार की आवश्यकता वाले कार्यों दोनों। इनका दस्तावेजीकरण कैसे किया जाए, इस पर पहले विस्तार से चर्चा की गई थी। निम्नलिखित परिस्थितियाँ आपको उपयुक्त दस्तावेज़ीकरण के अधिक उदाहरण देती हैं।

विलंबता और अनुपस्थिति का दस्तावेजीकरण

गलत:

मार्क को आमतौर पर काम के लिए देर हो जाती है। मार्क बहुत ज्यादा काम याद करता है।

सही:

1 अप्रैल: मार्क ने बीमार को बुलाया और आठ घंटे काम करने से चूक गए।

4 अप्रैल: मार्क अपने निर्धारित समय से दो घंटे देरी से सुबह 10 बजे काम पर पहुंचे।

6 अप्रैल: मार्क ने एक डॉक्टर की नियुक्ति निर्धारित की और फिर, एक नई भट्टी स्थापित करने के लिए घर पर रहे।

12 अप्रैल: मार्क ने बीमार को बुलाया और आठ घंटे काम करने से चूक गए।

दस्तावेज़ीकरण प्रदर्शन

गलत:

मैरी अविश्वसनीय है। वह शायद ही कभी वह करती है जो उसने करने के लिए प्रतिबद्ध है।

सही:

2 मई: मैरी ने वादा किया कि उत्पाद प्रस्ताव का पहला मसौदा आज की साप्ताहिक बैठक में समीक्षा के लिए उपलब्ध होगा। मैरी ने अपेक्षा के अनुरूप मसौदा दस्तावेज प्रस्तुत नहीं किया। उसने कहा कि वह बहुत व्यस्त थी और जिन लोगों की मदद की उसे ज़रूरत थी, वे उसके साथ वापस नहीं आए।

प्रबंधक ने उत्तर दिया: आपको किस सहायता की आवश्यकता थी? जानकारी? कौन आपके पास वापस नहीं आया है और आपको उनसे क्या चाहिए था?

कार्ल और माइकल को अपनी प्रगति के बारे में मैरी को अपडेट करने की जरूरत थी।

ऐसा क्या है जो आपको इतना व्यस्त बना रहा है कि आपके पास अपनी प्रतिबद्धता को पूरा करने का समय नहीं है? उन्हें पूरा करने के लिए सीमित घंटों के साथ बहुत सारे वादे करता है।

मैं तुम्हारी क्या मदद कर सकता हूं?

आप मसौदा दस्तावेज़ को समीक्षा के लिए कब उपलब्ध कराएंगे?

निष्कर्ष के तौर पर

ये नमूने गलत तरीके से लिखे गए दस्तावेज़ बनाम प्रभावी दस्तावेज़ीकरण की तरह दिखने का एक सिंहावलोकन प्रदान करते हैं। अपने कार्यस्थल में नीतियों, प्रदर्शन और घटनाओं को प्रभावी ढंग से और कानूनी रूप से दस्तावेज करने के लिए इस सलाह का पालन करें।

कृपया ध्यान दें कि प्रदान की गई जानकारी, जबकि आधिकारिक है, सटीकता और वैधता की गारंटी नहीं है। साइट को दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ा जाता है और रोजगार कानून और विनियम एक राज्य से दूसरे राज्य और देश से दूसरे देश में भिन्न होते हैं। कृपया कानूनी सहायता लेना , या राज्य, संघीय, या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी कानूनी व्याख्या और निर्णय आपके स्थान के लिए सही हैं। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचारों और सहायता के लिए है।